Die meisten Unternehmen auf WhatsApp verfolgen ihre Deals im Kopf oder in einer Tabelle, die letzten Dienstag noch gestimmt hat. Die Unterhaltung liegt an einem Ort, der Stand des Deals an einem anderen, und beides läuft auseinander, sobald jemand viel zu tun hat.
Die Pipeline in Spun legt die Phase direkt auf die Unterhaltung. Jeder Kontakt steht in genau einer Phase eines Boards, du verschiebst ihn aus dem Chat, aus dem Kontaktpanel oder per Drag der Karte, und jede Verschiebung wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten. Der Rest dieser Seite zeigt, was dazugehört, so wie es ausgeliefert ist, und wo es aufhört.
Was die Pipeline ist
Der Tab Pipeline in der Seitenleiste zeigt ein Board: eine Spalte pro Phase, dazu die Spalte „Nicht zugeordnet“ für Kontakte, die noch nicht in der Pipeline sind. Ein neuer Arbeitsbereich startet mit den Vertriebsphasen Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen und Verloren, und jeder Kontakt ist eine Karte, die du zwischen den Spalten ziehen kannst.
Du musst das Board nicht öffnen, um damit zu arbeiten. Klicke in der Chatliste mit der rechten Maustaste auf einen Chat, oder drücke auf dem Handy lange darauf, und wähle „Phase festlegen“. Das Kontaktpanel hat einen Bereich Pipeline, der die aktuelle Phase und die letzten drei Phasenwechsel zeigt, jeweils mit Person und Zeitpunkt. Stammt der Chat von einer Nummer, die du noch nicht gespeichert hast, bietet dasselbe Menü „Speichern & Phase festlegen“ an: ein Dialog, der den Kontakt mit dem Namen aus WhatsApp und der bereits eingetragenen Nummer speichert und ihn direkt in die gewählte Phase setzt.
Über der Chatliste erscheint eine Reihe von Phasen-Chips, mit denen du die Liste auf eine Phase eingrenzt, ohne den Posteingang zu verlassen. Für das Festlegen einer Phase brauchst du die Berechtigung, Pipeline-Karten zu verschieben; für „Speichern & Phase festlegen“ zusätzlich die Berechtigung, Kontakte anzulegen.
- Zum Start ein Board pro Arbeitsbereich, mit dem Bildschirm „Pipeline verwalten“ für seine Phasen.
- Die Phase wird im Chatmenü, im Kontaktpanel oder auf dem Board festgelegt.
- Jede Verschiebung wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
- Phasen-Chips filtern die Chatliste auf eine Phase.
Siehe auch: Die Einstiegsseite zum WhatsApp-Kanban
Karten verschieben, rückgängig machen und keinen Teamkollegen überschreiben
Eine verschobene Karte gilt sofort, und für einige Sekunden erscheint „Rückgängig“; auch Strg+Z funktioniert auf dem Board. Hat ein Teamkollege denselben Kontakt zuerst verschoben, springt deine Karte zurück, und Spun sagt dir, wer sie verschoben hat, statt seine Änderung still zu überschreiben. Markiere mehrere Karten, um sie gemeinsam zu verschieben, und das Ergebnis meldet alle, die sich nicht verschieben ließen.
Eine Phase, die einen verlorenen Deal bedeutet, fragt nach dem Grund, bevor die Verschiebung festgehalten wird, sodass „Verloren“ in deinem Verlauf immer sagt, warum. Manager legen Phasen in „Pipeline verwalten“ an, benennen sie um, ordnen sie neu und archivieren sie; eine Phase, die noch Kontakte enthält, lässt sich erst archivieren, wenn diese woanders hin verschoben sind, und Phasen werden archiviert statt gelöscht, damit der bisherige Verlauf seine Bezeichnungen behält.
Karten gibt es in zwei Dichten. Auf dem Handy ist das Board ein wischbarer Pager mit einer Spalte nach der anderen, und jede Karte hat statt Ziehen ein Menü „Verschieben nach...“.
Neue Leads kommen von selbst aufs Board
Beim ersten Öffnen der Pipeline wirst du einmal gefragt, ob neue Leads automatisch aufs Board kommen sollen. Der Schalter ist standardmäßig an, und deine Antwort wird gespeichert; du wirst nicht noch einmal gefragt.
Ist er an, landet ein Kontakt in deiner Eingangsphase, wenn er dir in einem Einzelchat schreibt, wenn du eine Nummer speicherst, die dir schon geschrieben hat, oder wenn ein Facebook-Leadformular eingeht. Einige Fälle werden absichtlich immer übersprungen: Kontakte, die schon auf dem Board sind, interne Kontakte, Kontakte mit Sendesperre, Gruppenchats und Nummern, denen dein Unternehmen zuerst geschrieben hat; diese kommen erst aufs Board, wenn sie antworten.
Der automatische Eingang setzt eine Karte immer nur in die Eingangsphase. Sie weiter zu verschieben ist eine Entscheidung, die ein Mensch trifft, oder ein Vorschlag des Assistenten, den ein Mensch bestätigt.
Mehr als ein Board
Du bist nicht auf ein Vertriebsboard beschränkt. Ein Manager kann über die Board-Auswahl ein weiteres Board anlegen, ausgehend von einer fertigen Vorlage oder von einem leeren Board, das du selbst benennst und aufbaust. Die Phasen eines neuen Boards sind nur ein Ausgangspunkt: Benenne sie um, ordne sie neu, ergänze und archiviere sie genau wie auf dem Vertriebsboard, und ein Board braucht überhaupt keine Phasen Gewonnen oder Verloren. Ein Support-Board kann einfach von Offen bis Gelöst laufen, und nur eine Phase, die ein Manager so eingestellt hat, fragt nach einem Grund.
| Vorlage | Phasen zum Start |
|---|---|
| Vertrieb | Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen, Verloren |
| Support | Neu, Zugeteilt, In Bearbeitung, Warten auf Kunde, Gelöst, Geschlossen |
| Einkauf | Angefordert, Angeboten, Genehmigt, Bestellt, Erhalten, Storniert |
| Personalsuche | Beworben, Screening, Interview, Angebot, Eingestellt, Abgelehnt |
| Leer | Phase 1, Phase 2, Fertig, Abgebrochen, zum Umbenennen nach Bedarf |
In einem kostenlosen oder Test-Arbeitsbereich ist das Vertriebsboard das einzige; bezahlte Pläne sind nicht begrenzt. Wenn du am Limit bist, sagt dir die Option zum Hinzufügen eines Boards das gleich zu Beginn.
Sobald ein zweites Board existiert, wird das zuletzt genutzte Board für dich persönlich gespeichert und folgt dir auf ein anderes Gerät, ohne zu ändern, was deine Kollegen sehen. Die Phasen-Chips über der Chatliste folgen einem Board deiner Wahl, sodass ein Blick auf ein anderes Board im Panel deine Chatliste nicht neu filtert. Boards lassen sich umbenennen und archivieren; Archivieren blendet ein Board aus, ohne etwas zu löschen, dein Standardboard und dein letztes verbleibendes Board lassen sich nicht archivieren, und ein archiviertes Board wiederherzustellen kann die App noch nicht.
Was passiert, wenn eine Karte in eine Phase kommt
Phasen können Automatisierungen tragen. Kommt eine Karte in eine Phase, kann Spun eine Aufgabe anlegen, eine Erinnerung setzen, ein Label hinzufügen, die Person benachrichtigen, der die Karte gehört, oder eine E-Mail an eine Adresse deiner Wahl senden. Alles, was nach außen geht, ist aus, bis du es einschaltest, und das Rückgängigmachen einer Verschiebung löst nie etwas aus.
Ausgehende Automatisierungen halten dieselben Grenzen ein wie ein Mensch: Sendungen werden in deinen Ruhezeiten zurückgehalten, geprüft in deiner Zeitzone und in der des Empfängers. Eine blockierte Sendung wird verworfen statt eingereiht, sodass hinterher nichts gebündelt ankommt, und jede Automatisierung zeigt, was sie zuletzt getan hat, einschließlich wie viele Sendungen sie übersprungen hat und warum. Jede Automatisierung hat außerdem ein Stundenlimit, damit eine falsch eingestellte nicht ein ganzes Board in die Sendewarteschlange leeren kann.
Eine Automatisierung kann eine WhatsApp-Nachricht senden, aber nur an jemanden, der dir mindestens einmal geschrieben hat. Spun beginnt keine WhatsApp-Unterhaltung von sich aus, und wenn es nicht bestätigen kann, dass dir die Person geschrieben hat, sendet es nicht. Alles, was es senden wollte und nicht konnte, erscheint mit dem Grund in deiner KI-Sendewarteschlange; bei einem Kontakt ohne Verlauf schreibst du ihm einmal selbst, und danach arbeitet die Automatisierung normal. Einen Button, der alles auf einmal sendet, gibt es nicht.
- Die Benachrichtigung erreicht den Besitzer der Karte standardmäßig in der App und als Push-Benachrichtigung, kostenlos und an niemanden außerhalb von Spun, in der Spun-Sprache, die dieser Teamkollege nutzt.
- Spun Chat lässt sich als zweiter Kanal einschalten; er wird innerhalb von Spun zugestellt, ohne Sendelimit über deine Ruhezeiten hinaus.
- WhatsApp ist der Ausweichkanal für Teamkollegen, die nicht in Spun Chat sind. Die Nachricht geht von deiner eigenen Nummer aus, immer nur an Teamkollegen, höchstens zehn pro Tag und Person, und zählt zu deinem normalen Sendebudget, deshalb zeigt das Einschalten einen entsprechenden Hinweis.
- Jeder Teamkollege kann Pipeline-Benachrichtigungen per WhatsApp für sich selbst in den Einstellungen ausschalten, und eine Automatisierung kann das nicht übergehen.
- Jede Benachrichtigungs-Automatisierung zeigt den genauen Satz, den sie senden wird, bevor du sie einschaltest. Der Wortlaut ist nicht bearbeitbar und sagt Gewonnen, Verloren oder „eine neue Phase“, statt die Phase zu nennen.
Was die Pipeline bewusst nicht tut
Das Board organisiert Unterhaltungen. Zu wissen, wo es aufhört, macht es verlässlich genug, um einen Ablauf darauf aufzubauen.
- Es schreibt nie von sich aus einem Kunden. Eine Automatisierung kann nur an jemanden schreiben, der dir schon geschrieben hat, und der Schritt nach außen im Kartenmenü öffnet deine eigene WhatsApp-App, statt aus Spun zu senden.
- Es hat kein Feld für einen Zuständigen. Wer einen Chat bearbeitet, ist ein Namenslabel, von Hand oder per Rotation vergeben, und eine Freigabe wird nie zur Zuständigkeit.
- Es stellt kein archiviertes Board wieder her. Archivieren blendet aus; es löscht nicht, und in der App lässt es sich noch nicht zurückholen.
- Es lässt den Assistenten keine Karten verschieben. Der Assistent schlägt vor, nur vorwärts, und ein Mensch bestätigt.
- Es ersetzt nicht die Unterhaltung. Der Blick in die Nachrichten ist nur ein Blick, „Als kontaktiert markieren“ ist eine Notiz, und gesendet wird im Chat.