E-Mail in Spun ist kein zweiter Posteingang. Es gibt keine Ordner, die du im Blick behalten musst, kein gemeinsames Postfach und nichts Zusätzliches, das du am Ende des Tages prüfen musst. Es gibt eine Unterhaltung pro Person, und E-Mail ist einer der Kanäle, über die diese Unterhaltung laufen kann, neben WhatsApp, SMS und Spun Chat. Du öffnest die Kanalauswahl neben dem Kontaktnamen, wählst E-Mail, schreibst und sendest. Wenn die Person antwortet, erscheint die Antwort im selben Verlauf, aus dem du gesendet hast.
Dieser Rahmen bestimmt fast alles andere auf dieser Seite. Weil du einer Person schreibst, mit der du schon eine Unterhaltung hast, ermittelt Spun den Empfänger selbst aus dem Kontaktdatensatz und lehnt eine Adresse ab, die der Browser mitliefert. Du kannst weitere Personen in Kopie setzen, aus deinen Kontakten oder als neue Adresse, die Spun vorher prüft, aber ein BCC-Feld gibt es überhaupt nicht. Das ist keine unfertige Funktion. Es ist die Grenze zwischen einem Werkzeug für Unterhaltungen und einem Werkzeug für Rundmails, und Spun bleibt bewusst auf einer Seite davon.
Wie das Senden funktioniert, und warum es immer nur einen Hauptempfänger gibt
Die Mail geht über dein eigenes Gmail-Konto hinaus. Du verbindest es einmal, über einen Google-Client, der nur eine Sendeberechtigung anfragt: Er kann in deinem Namen senden und hat keine Berechtigung, dein Postfach zu lesen. Die Tokens, die Google zurückgibt, werden vor dem Speichern verschlüsselt, und Spun zeigt sie nirgends wieder an. Es ist eine eigene Verbindung, getrennt von der für Google Meet, also verbindet das eine nicht automatisch das andere, und nur die Person, die ein Postfach verbunden hat, kann daraus senden. Ein gemeinsamer Team-Posteingang ist keine gemeinsame Mail-Identität.
Wenn du auf Senden drückst, adressiert der Server. Er nimmt den Kontakt, in dessen Unterhaltung du gerade bist, liest die Adresse in diesem Kontaktdatensatz und sendet dorthin. Bringt die Anfrage eine eigene Adresse mit, wird der Versand abgelehnt, statt ihr zu vertrauen. Die Nachricht, die Spun baut, hat genau einen Hauptempfänger, und der Code, der sie baut, schreibt überhaupt keinen Bcc-Header.
Die Antwort in einen Verlauf, an dem schon andere Personen beteiligt sind, ist ein Fall, in dem mehr als eine Adresse im Spiel ist. Du schaltest „Allen antworten“ ein, und Spun ermittelt beim Senden, wer in diesem Verlauf schon Teilnehmer ist. Wer noch nicht in den Verlauf aufgenommen wurde, bleibt außen vor.
Du kannst auch selbst Personen in die Cc-Zeile setzen, aus deinen Kontakten oder indem du eine neue Adresse eintippst. Spun prüft jede davon beim Senden noch einmal, und wenn jemand die E-Mail nicht empfangen kann, stoppt Spun und sagt dir, wer es ist, statt die Person stillschweigend wegzulassen.
- Eine Adresse, die der Browser liefert, statt sie aus dem Kontakt zu ermitteln: Der ganze Versand wird abgelehnt.
- Eine Adresse, die aus einer Datenanreicherung stammt statt aus einer echten Beziehung: grundsätzlich nie per E-Mail erreichbar.
- Ein Kontakt ohne hinterlegte Adresse: Die Kanalauswahl sagt das und bietet an, direkt dort eine hinzuzufügen.
- Ein Marketingzweck: auf diesem Weg grundsätzlich abgelehnt. Dieser Kanal ist für Korrespondenz da, nicht für Kampagnen.
Wenn eine Nachricht viele Menschen erreichen soll, ist das ein anderes Werkzeug mit anderer Technik: Empfängerauswahl, Taktung und Auswertung pro Empfänger. Nutze dafür Broadcasts und lass diesen Kanal für den Eins-zu-eins-Fall, für den er gebaut wurde.
Siehe auch: Wie Broadcast-Kampagnen funktionieren
Was dir das Eingabefeld wirklich bietet
Bei der Betreffzeile machen es sich die meisten E-Mail-Werkzeuge leicht, deshalb schreibt Spun sie aus dem, worum es in der Nachricht geht, statt jedem Versand denselben festen Standardbetreff zu geben. Wähl eine Vorlage, und der Betreff kommt mit: Ein Meeting-Link, eine Aufgabenzuweisung oder eine Erinnerung erzeugen jeweils einen eigenen, passenden Betreff aus dem, worum es geht. Freitext ist der einzige Fall, in dem du den Betreff selbst schreibst, weil nur du weißt, worum es geht. Bei einer Antwort ist der Betreff an den Verlauf gebunden, und genau das hält die Antwort auch auf der Seite der anderen Person in derselben Unterhaltung.
Alles andere im Eingabefeld ist das WhatsApp-Eingabefeld, das du schon kennst, nur auf einen anderen Kanal gerichtet. Deine gespeicherten Schnellantworten sind da. Das KI-Schreibpanel ist da, mit denselben Reglern für Ton, Länge, Perspektive und Sprache. Das Eingabefeld vergrößert sich auf den ganzen Unterhaltungsbereich, wenn du etwas Längeres schreibst, und klappt wieder zusammen, wenn du lieber den Verlauf siehst. Eine angefangene und nicht gesendete E-Mail ist beim nächsten Öffnen dieses Kontakts wieder da, mit einem Hinweis darauf und einer Möglichkeit, sie zu verwerfen.
Über dem Senden-Button zeigt dir ein Panel die Fakten, bevor du dich festlegst: aus welchem deiner verbundenen Postfächer die Mail geht, an welche Adresse genau, an welche Adresse die Antwort zurückkommt und wie viele Sendungen dir heute und in dieser Stunde noch bleiben.
Wie eine Antwort ihren Weg zurück findet
Das ist der Teil, der sich wirklich von jeder anderen Art, E-Mails zu senden, unterscheidet, und er ist eine Minute wert. Deine Nachricht geht über Gmail hinaus, von deiner eigenen Adresse, also sieht die empfangende Person dich. Im Reply-To-Header steht aber nicht deine Adresse, sondern eine reine Empfangsadresse auf einer Spun-Domain, mit einem zufälligen Token darin, das an genau diesen einen Verlauf gebunden ist. Spun speichert nur einen Hash dieses Tokens, nie das Token selbst, also existiert der Klartext nur in der Adresse im Header.
Antwortet die Person, landet die Antwort auf dieser Empfangsadresse, und das Token sagt Spun, zu welcher Unterhaltung sie gehört. Dann prüft Spun, wer sie tatsächlich gesendet hat. Eine Antwort von der Person, der du geschrieben hast, bei einer Nachricht mit passender Domain-Authentifizierung, geht direkt in die Unterhaltung und verhält sich wie jede andere eingehende Nachricht: Der Chat rückt in deiner Liste nach oben, die Zahl der ungelesenen Nachrichten steigt, und du bekommst die Benachrichtigung, die du erwartest.
Eine Antwort von jemand anderem wird stattdessen zurückgehalten. Die Liste der zurückgehaltenen Nachrichten zeigt den Absender, den Betreff und den Grund, und nicht mehr, denn der Absender ist genau die Person, für die du noch nicht gebürgt hast. Annehmen ist ein einziges Tippen, mit ein paar Sekunden zum Rückgängigmachen, und ab dann gehört diese Person zu diesem Verlauf. Bis du annimmst, bewirkt eine zurückgehaltene Nachricht überhaupt nichts: keine ungelesene Zahl, keine Umsortierung der Chatliste, keine Benachrichtigung. Ablehnen ist für diese Nachricht endgültig.
Eine eingehende E-Mail löst nie von sich aus eine automatische Aktion aus. Das Lesen einer E-Mail kann keine Aufgabe anlegen, keine Nachricht senden, keinen Kontakt ändern und nichts in deinen Kalender schreiben, ganz gleich, worum die E-Mail bittet, denn der Teil von Spun, der E-Mails liest, kann diese Aktionen überhaupt nicht ausführen.
Sicher lesen, was zurückkommt
E-Mail ist der einzige Kanal, in dem der Nachrichtentext ein Dokument ist, das der Absender geschrieben hat, deshalb stellt Spun ihn auch so dar. Jeder Text kommt in einen isolierten Rahmen, der nichts aus dem Internet laden darf: keine externen Bilder, bis du sie anforderst, keine Skripte, keine Rückmeldung an den Absender. Zitierter Verlauf aus früheren Antworten wird hinter einem Schalter eingeklappt, statt sich den Verlauf hinunter zu wiederholen, sodass sich ein langer Austausch wie ein Austausch liest und nicht wie eine Wand.
Dateien, die mit einer Antwort ankommen, werden bei der Nachricht aufbewahrt und mit ihrer Größe aufgelistet. Dateitypen, die Spun als unsicher einstuft, werden aufgelistet, aber nie zum Download angeboten, und das ist Absicht: Sie zu verstecken würde dir weniger sagen, als dir zu zeigen, was angekommen ist, und die Herausgabe zu verweigern. Automatische Antworten wie Abwesenheitsnotizen werden als solche gekennzeichnet, und der Status neben einer Nachricht ist immer ein Wort und nie ein Häkchen.
Siehe auch: Wie Spun deine Daten schützt
Was die KI hier kann, und was sie nicht darf
Spun kann einen E-Mail-Verlauf für dich zusammenfassen und einen Antwortentwurf schreiben. Beides hilft bei der Art Verlauf, der seit zwei Wochen läuft und jetzt fünf Nachrichten hat, die du nicht gelesen hast. Die Zusammenfassung ist eine Zusammenfassung. Der Entwurf öffnet sich immer im Eingabefeld, damit du ihn liest, änderst und entscheidest, und eine entworfene Antwort durchläuft genau dieselben Berechtigungsprüfungen und Sendelimits wie eine, die du selbst getippt hast.
Die Grenze ist wichtiger als die Fähigkeit. Das Modell, das deine E-Mails liest, wird ohne Werkzeuge aufgerufen: kein Function Calling, keine MCP-Schnittstelle, nichts, wonach es greifen könnte. Inhalte durchlaufen eine Schwärzung, bevor sie den Anbieter erreichen. Zurückgehaltene Mails und automatische Antworten werden diesen Funktionen nie zugeführt, sodass eine Nachricht, für die du nicht gebürgt hast, weder eine Zusammenfassung noch einen Entwurf beeinflussen kann.
Beim Schreiben ist das KI-Panel dasselbe wie im WhatsApp-Eingabefeld, und es sendet nie. Hat es eine Fassung deiner Nachricht erstellt, bietet die Sendezeile beide an, sodass das Senden der KI-Fassung ein eigener, bewusster Klick ist, getrennt vom Senden deiner eigenen.
Siehe auch: Wo Regeln den Zeitpunkt und KI den Wortlaut bestimmt
Limits, und was Spun bewusst nicht tut
Jedes Postfach hat eine Tages- und eine Stundengrenze, und das Eingabefeld zeigt dir vor dem Senden, wo du stehst, nicht erst danach. Außerdem gibt es ein Limit dafür, derselben Person an einem Tag immer wieder zu schreiben, und ein Versand, der eine Nachricht wiederholt, die du dieser Person schon gesendet hast, wird abgelehnt. Wenn eines davon einen Versand stoppt, sagt die Ablehnung, welches es war.
Die andere Hälfte ist Ehrlichkeit beim Status. Spun sagt dir, wann Gmail eine Nachricht angenommen hat und wann die Person geantwortet hat, aber nie, dass eine Nachricht zugestellt wurde, denn Unzustellbarkeitsmeldungen gehen an Gmail zurück und erreichen Spun nie. Eine Zustellangabe wäre also eine Vermutung, die sich als Tatsache ausgibt.
- Keine Lesebestätigung per Tracking, kein Tracking-Pixel und keine umgeschriebenen Links. Wenn du wissen willst, ob die Person die Mail gelesen hat, lautet die ehrliche Antwort: Niemand, der es dir verspricht, kann es beweisen.
- Kein Status „Zugestellt“. Die Status sind „Über Gmail gesendet“, dann „Antwort gegeben“, dazu ein klarer Hinweis, wenn Gmail den Versand nie bestätigt hat.
- Kein BCC-Feld und nie ein Bcc-Header in der versendeten Mail. In der Cc-Zeile stehen nur die Verlaufsteilnehmer, die „Allen antworten“ hinzufügt, Kontakte, die du auswählst, oder Adressen, die du hinzufügst, und Spun prüft jede davon, bevor die E-Mail rausgeht.
- Kein Versand an viele auf einmal. Ein Hauptempfänger pro Versand, vom Server aus dem Kontaktdatensatz ermittelt.
- Kein automatischer neuer Versuch, wenn Gmail einen Versand nicht bestätigt hat. Gmail hat die Mail womöglich trotzdem gesendet, und sie doppelt zu senden wäre der schlimmere Fehler.
- Auf diesem Weg überhaupt keine Marketing-E-Mails.
Wo E-Mail im Rest von Spun auftaucht
- In der Unterhaltung, als ganz normale Nachrichten in derselben Timeline wie WhatsApp, jede mit ihrem Kanal im eigenen Kopf.
- In der Chatliste, wo ein E-Mail-Filter die Liste auf Unterhaltungen mit E-Mail eingrenzt und eine Ansicht für ungelesene E-Mails sie weiter eingrenzt. Es gibt trotzdem genau eine Zahl ungelesener Nachrichten, keine zweite, die du im Blick behalten musst.
- Im Kontaktpanel, wo der E-Mail-Bereich die Verläufe mit diesem Kontakt auflistet, wie viele Nachrichten jeder enthält, wann die letzte Antwort kam, einen direkten Sprung hinein und einen Button, um einen neuen zu beginnen.
- Bei Kontakten, die immer nur eine E-Mail-Adresse hatten. Wer WhatsApp nie genutzt hat, bekommt trotzdem eine eigene Unterhaltung, denn die Unterhaltung hängt an der Person, nicht am Kanal.
So richtest du es ein
- 1
Verbinde dein Gmail
Öffne die Einstellungen, geh zum Tab für Google Kalender, Meet und Gmail und nutze die Karte „Gmail zum Senden verbinden“. Das ist eine eigene Verbindung, getrennt von Google Meet, und das eine verbindet nicht das andere. Nur die Person, die ein Postfach verbunden hat, kann es wieder trennen.
- 2
Öffne eine Unterhaltung mit einem Kontakt, dem du mailen kannst
Jede Eins-zu-eins-Unterhaltung mit einem Kontakt, in dessen Datensatz eine E-Mail-Adresse steht.
- 3
Wähle E-Mail in der Kanalauswahl
Die Auswahl sitzt neben dem Namen der Unterhaltung. Ist E-Mail ausgegraut, sagt sie dir, warum, und wo sich etwas tun lässt, bietet sie die Aktion direkt dort an: eine Adresse für einen Kontakt ohne Adresse hinzufügen oder Gmail verbinden.
- 4
Bestätige einmal, woher du die Person kennst
Wenn du zum ersten Mal an eine Adresse schreibst, die nie bestätigt wurde, fragt Spun auf einem einzigen Bildschirm, woher du die Person kennst und warum du schreibst, und hält das bei der Adresse fest. Eine Adresse, die du selbst eingetippt hast, braucht keine weitere Bestätigung, denn das Eintippen ist selbst der Nachweis.
- 5
Schreib die Nachricht
Wähl eine Vorlage oder schreib Freitext, prüf den Betreff und schreib die Nachricht. Nutze das KI-Panel oder deine Schnellantworten, wenn sie helfen.
- 6
Prüf das Panel, dann senden
Das Panel über dem Senden-Button nennt das sendende Postfach, den Empfänger, den Antwortweg und was von deinem Kontingent für heute und diese Stunde übrig ist. Sende, und die Zeile erscheint in der Unterhaltung als „Über Gmail gesendet“ und wechselt zu „Antwort gegeben“, sobald die Person antwortet.
Siehe auch: Sicherheit und Datenschutz bei Spun · Die vollständige Referenz zum E-Mail-Kanal auf docs.spun.com